1. Présentation de LIKOAM

LIKOAM est une application de gestion des archives courantes et intermédiaires conçue par Victorine Monné, Conservateur d'Archives. L'outil permet aux institutions d'organiser et de tracer leurs documents administratifs sur l'ensemble de leur cycle de vie.

2. Données collectées

2.1 Données d'identification

Pour accéder à LIKOAM, chaque utilisateur se connecte via son compte Google. Les informations suivantes sont utilisées :

• Adresse email Google de l'utilisateur
• Nom d'affichage associé au compte Google
• Code d'accès attribué par l'administrateur de l'institution

2.2 Données de gestion documentaire

Les données saisies dans LIKOAM concernent exclusivement la gestion des archives de l'institution cliente :

• Informations sur les documents versés (références, dates, descriptions, contenus)
• Bordereaux de versement et d'élimination générés par l'application
• Historique des recherches et des actions effectuées dans l'application

2.3 Données non collectées

LIKOAM ne collecte pas :

• De données de paiement ou bancaires
• De données biométriques
• De données de localisation
• De données à caractère sensible au sens du RGPD ou des législations africaines équivalentes

3. Hébergement et stockage des données

LIKOAM est construit sur l'infrastructure Google Workspace. Toutes les données saisies dans l'application sont stockées exclusivement dans les outils Google de l'institution cliente (Google Sheets, Google Drive), sous le contrôle du compte Google de cette institution.

LIKOAM n'héberge, ne copie, ni ne transfère aucune donnée vers des serveurs tiers. Le développeur de LIKOAM n'a pas accès aux données saisies par les utilisateurs dans leur instance de l'application, sauf intervention technique explicitement demandée par l'institution cliente.

4. Utilisation des données

Les données collectées sont utilisées exclusivement pour :

• Permettre l'authentification et le contrôle d'accès à l'application
• Assurer le bon fonctionnement des modules de gestion documentaire
• Générer les documents et bordereaux requis par l'institution
• Permettre la recherche et la consultation des archives enregistrées

Les données ne sont en aucun cas utilisées à des fins commerciales, publicitaires ou partagées avec des tiers sans le consentement explicite de l'institution cliente.

5. Accès aux données

L'accès aux données dans LIKOAM est contrôlé par un système de rôles :

• L'administrateur de l'institution gère les comptes utilisateurs et leurs droits d'accès
• Les utilisateurs standard accèdent uniquement aux fonctionnalités correspondant à leur rôle
• Le développeur de LIKOAM n'a pas accès aux données de l'institution sauf demande explicite de support technique

L'institution cliente est responsable de la gestion des comptes et des droits d'accès au sein de son instance LIKOAM.

6. Sécurité des données

La sécurité des données repose sur l'infrastructure Google Workspace, qui intègre des mesures de protection conformes aux standards internationaux, notamment :

• Chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS)
• Chiffrement des données au repos dans Google Drive et Sheets
• Authentification via les mécanismes OAuth 2.0 de Google
• Journalisation des accès par Google Workspace

L'institution cliente est encouragée à appliquer les bonnes pratiques de sécurité Google Workspace, notamment l'activation de la vérification en deux étapes pour tous les comptes utilisateurs.

7. Conservation des données

Les données saisies dans LIKOAM sont conservées dans le compte Google de l'institution cliente aussi longtemps que cette institution le décide. LIKOAM ne fixe pas de durée de conservation — cette responsabilité appartient à l'institution, conformément à ses obligations légales et réglementaires en matière d'archives.

En cas de fin de collaboration, l'institution conserve l'intégralité de ses données dans son propre environnement Google Workspace.

8. Droits des utilisateurs

Conformément aux principes généraux de protection des données personnelles, les utilisateurs disposent des droits suivants :

• Droit d'accès : consulter les données les concernant dans l'application
• Droit de rectification : corriger des informations inexactes
• Droit à l'effacement : demander la suppression de leurs données
• Droit à la portabilité : exporter leurs données via les outils Google Workspace

Ces droits s'exercent auprès de l'administrateur de l'institution cliente, qui est le responsable de traitement au sens de la réglementation applicable.

9. Contact

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou au traitement des données dans LIKOAM :

10. Modifications de la politique

La présente politique de confidentialité peut être mise à jour pour refléter les évolutions de l'application ou des obligations légales. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de ce document. En cas de modification substantielle, les institutions clientes seront informées.

LIKOAM — Politique de Confidentialité — Avril 2026